Allgemeine Geschäftsbedingungen (AGB) & Nutzungsbedingungen

Diese Allgemeinen Geschäftsbedingungen regeln die Nutzung der Plattform PraxisClara – einer KI-gestützten QM-, Compliance- und Organisationssoftware für die ambulante Gesundheitsversorgung. Das Angebot richtet sich ausschließlich an Unternehmen und Einrichtungen des Gesundheitswesens (B2B).

§ 1 Geltungsbereich und Vertragsparteien

1.1 Diese AGB regeln die Nutzung der digitalen Plattform PraxisClara (im Folgenden „Plattform"), betrieben von der Praxis-Clara GmbH, Kolonnenstraße 8, 10827 Berlin (im Folgenden „Anbieterin").

1.2 Die Plattform richtet sich ausschließlich an Einrichtungen der ambulanten Gesundheitsversorgung – insbesondere Arztpraxen, Zahnarztpraxen, Medizinische Versorgungszentren (MVZ), Praxisnetzwerke und vergleichbare Einrichtungen (im Folgenden „Praxisbetreiber").

1.3 Das Angebot richtet sich ausschließlich an Unternehmer im Sinne des § 14 BGB in Ausübung ihrer beruflichen Tätigkeit. Ein Verbraucherwiderrufsrecht besteht nicht. Abweichende Geschäftsbedingungen des Praxisbetreibers werden nicht anerkannt, es sei denn, die Anbieterin stimmt ihrer Geltung ausdrücklich in Textform zu.

§ 2 Vertragsschluss und elektronische Bestätigung (Click-Wrap)

2.1 Der Vertrag kommt vollständig elektronisch zustande. Der Praxisbetreiber bestätigt diese AGB im Registrierungs- bzw. Bestellprozess und schließt zugleich den Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO („AVV") durch aktives Anklicken der dafür vorgesehenen Bestätigungsfelder ab. Eine handschriftliche Unterschrift ist nicht erforderlich (Art. 28 Abs. 9 DSGVO; Textform nach § 126b BGB genügt).

2.2 Der Vertrag wird spätestens mit dem Beginn der kostenlosen Testphase, jedenfalls aber mit dem Abschluss eines kostenpflichtigen Abonnements wirksam.

2.3 Die zustimmende Person sichert zu, zur Vertretung des Praxisbetreibers berechtigt zu sein. Zeitpunkt der Zustimmung, zustimmendes Konto, Dokumentversion und die kryptografische Prüfsumme (SHA-256) der zugestimmten Fassung werden revisionssicher protokolliert; die zugestimmte Fassung wird der Praxis auf Anfrage bereitgestellt.

2.4 Bei wesentlichen Änderungen der AGB oder des AVV wird der Praxisbetreiber zur erneuten elektronischen Zustimmung aufgefordert (§ 12).

§ 3 Leistungsgegenstand und Abgrenzung

3.1 Die Anbieterin stellt eine Software-as-a-Service-Lösung (SaaS) bereit, die Praxisbetreiber bei Aufbau, Pflege und Nachweis ihres Qualitätsmanagements sowie bei Compliance- und Organisationsaufgaben unterstützt – unter anderem mit KI-gestützten Dokumentenentwürfen (Gefährdungsbeurteilungen, Hygienepläne, Prozessbeschreibungen, Notfallpläne), Aufgaben- und Fristenverwaltung, Geräte- und Prüffristenverwaltung, Unterweisungen und Berichten. Der konkrete Funktionsumfang ergibt sich aus der Leistungsbeschreibung (Anlage zu diesen AGB) und dem gewählten Tarif; die Tarifübersicht ist unter www.praxis-clara.de/preise einsehbar.

3.2 KI-Inhalte sind Entwürfe: Von der Plattform generierte Inhalte (einschließlich KI-generierter Dokumente, Vorschläge und Zusammenfassungen) sind Arbeits- und Dokumentationsentwürfe. Sie werden nach dem Prinzip der menschlichen Aufsicht (Human-in-the-Loop) bereitgestellt: Die fachliche Prüfung, Anpassung an die konkreten Verhältnisse der Praxis und Freigabe obliegen ausschließlich dem Praxisbetreiber. Die Anbieterin übernimmt keine Gewähr für die inhaltliche Richtigkeit, Vollständigkeit oder rechtliche Konformität generierter Entwürfe. Einzelheiten regelt die Anlage „KI-Nutzungshinweise & Disclaimer", die Bestandteil dieser AGB ist.

3.3 Keine Rechts-, Steuer- oder medizinische Beratung: Die Plattform erbringt keine Rechtsberatung, Steuerberatung oder medizinische Leistung und ersetzt weder behördliche Prüfungen oder Begehungen noch Audits oder die Beratung durch qualifizierte Berufsträger. Die Verantwortung für die Erfüllung gesetzlicher Pflichten (u. a. QM-Richtlinie des G-BA, Arbeitsschutz, Hygiene, Datenschutz) verbleibt beim Praxisbetreiber.

3.4 Kein Medizinprodukt: Die Plattform ist kein Medizinprodukt im Sinne der Verordnung (EU) 2017/745 (MDR). Sie dient ausschließlich organisatorischen Zwecken und enthält keine Funktionen zur Diagnose, Therapie oder klinischen Entscheidungsunterstützung.

3.5 Keine automatisierte Letztentscheidung: Die Plattform trifft keine automatisierten Entscheidungen im Einzelfall im Sinne des Art. 22 DSGVO; Entscheidungen trifft stets der Praxisbetreiber.

3.6 Keine Patientenakte: Die Plattform ist nicht zur Führung von Patientenakten oder zur Verarbeitung von Patientendaten bestimmt (§ 6.3).

3.7 Kein revisionssicheres Archivsystem: Die Plattform ist kein Langzeitarchiv im Sinne der GoBD. Dokumente, die der Praxisbetreiber nach berufs-, arbeitsschutz- oder handelsrechtlichen Vorschriften aufbewahren muss (z. B. § 10 Abs. 3 MBO-Ä), sind rechtzeitig zu exportieren und außerhalb der Plattform zu archivieren; die Anbieterin stellt hierfür Exportfunktionen bereit (vgl. AVV § 8 Abs. 4).

§ 4 Registrierung, Zugang und Testphase

4.1 Die Nutzung setzt eine Registrierung mit gültiger E-Mail-Adresse voraus. Die Registrierung ist Einrichtungen des Gesundheitswesens vorbehalten; die Anbieterin kann entsprechende Nachweise verlangen.

4.2 Neue Praxisbetreiber erhalten eine kostenlose Testphase von 7 Tagen. Die Testphase erfordert keine Angabe von Zahlungsdaten, umfasst ein begrenztes Kontingent von KI-Aufrufen (Umfang laut Preisseite) und endet automatisch; es findet keine automatische Umwandlung in ein kostenpflichtiges Abonnement statt. Nach Ablauf ist ein kostenpflichtiges Abonnement erforderlich, um die Plattform weiter zu nutzen.

4.3 Die Anbieterin ist berechtigt, Nutzer abzulehnen oder zu sperren, insbesondere bei Zweifeln an Identität oder Berechtigung, Nutzung entgegen dieser AGB, Verdacht auf Missbrauch sowie bei Nichtzahlung trotz Mahnung.

4.4 Der Praxisbetreiber trägt die Verantwortung für die Geheimhaltung seiner Zugangsdaten und für die Vergabe und Pflege der Benutzerkonten und Rollen seiner Mitarbeitenden. Er haftet für Handlungen, die unter seinen Benutzerkonten erfolgen. Die Plattform stellt eine Zwei-Faktor-Authentisierung bereit; ihre Aktivierung wird insbesondere für Konten mit Zugriff auf Gesundheitsdaten (arbeitsmedizinische Vorsorge) dringend empfohlen.

4.5 Die Anzahl der Benutzerkonten und der Umfang der KI-Nutzung richten sich nach dem gewählten Tarif.

§ 5 Datenschutz und Rollen nach der DSGVO

5.1 Rollenverteilung: Der Praxisbetreiber ist Verantwortlicher im Sinne des Art. 4 Nr. 7 DSGVO für die personenbezogenen Daten, die er und seine Mitarbeitenden in der Plattform verarbeiten (insbesondere Beschäftigtendaten in QM-Dokumenten, Unterweisungs- und Qualifikationsnachweisen sowie Aufzeichnungen von Teambesprechungen). Die Anbieterin ist insoweit Auftragsverarbeiterin im Sinne des Art. 28 DSGVO.

5.2 Für die Nutzung ist der Abschluss des AVV erforderlich; er wird beim Onboarding elektronisch bereitgestellt (§ 2). Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt gemäß der Datenschutzerklärung unter www.praxis-clara.de/datenschutz.

5.3 Unterauftragsverarbeiter: Der Praxisbetreiber erklärt sich mit dem Einsatz der in der Subprozessorenliste (Anlage 2 zum AVV) genannten Dienste einverstanden – insbesondere der portamedia.com GmbH (technische Dienstleisterin), Rotenburg (Wümme), die den gesamten technischen Betrieb der Plattform einschließlich des eigenbetriebenen KI-Dienstes, E-Mail-Versands und Fehler-Monitorings in Deutschland führt, sowie der von ihr beauftragten Cloud-Anbieter Supabase (Datenbank, EU/Frankfurt), Vercel (Hosting, Serverfunktionen Frankfurt) und Cloudflare Turnstile (Anmeldeschutz). Stripe wickelt Zahlungen als eigenständiger Zahlungsdienstleister ab. Änderungen werden mit mindestens 30 Tagen Vorlauf angekündigt; der Praxisbetreiber kann widersprechen und, wenn die Leistung ohne den betreffenden Dienst nicht in gleicher Weise erbracht werden kann, den Vertrag zum Zeitpunkt der Änderung kündigen.

5.4 Aufzeichnung von Teambesprechungen: Die Aufzeichnungs- und Transkriptionsfunktion ist optional. Der Praxisbetreiber stellt sicher, dass alle Teilnehmenden vor einer Aufzeichnung informiert werden und wirksam eingewilligt haben; die Teilnahme an einer Aufzeichnung muss freiwillig sein.

5.5 Freistellung: Der Praxisbetreiber stellt die Anbieterin von Ansprüchen Dritter frei, die aus einem Verstoß des Praxisbetreibers gegen diese AGB, den AVV oder datenschutzrechtliche Pflichten resultieren – insbesondere aus der Eingabe von Patientendaten entgegen § 6.3 oder aus Aufzeichnungen ohne wirksame Einwilligung.

§ 6 Pflichten des Praxisbetreibers

6.1 Der Praxisbetreiber nutzt die Plattform nur für den vorgesehenen Zweck (Qualitätsmanagement, Compliance und Organisation der eigenen Einrichtung) und hält den AVV ein.

6.2 Der Praxisbetreiber prüft KI-generierte Entwürfe vor ihrer Verwendung fachlich und passt sie an die Verhältnisse seiner Praxis an (§ 3.2). Er bleibt für sein Qualitätsmanagement und die Erfüllung gesetzlicher Pflichten allein verantwortlich.

6.3 Keine Patientendaten: Der Praxisbetreiber gibt keine Patientendaten (insbesondere Namen, Diagnosen, Behandlungsdaten von Patientinnen und Patienten) in die Plattform ein und lädt keine Dokumente mit solchen Daten hoch. Meldungen im Fehlermelde- und Beschwerdesystem (CIRS) sowie Befragungen sind ohne identifizierende Patientenangaben zu erfassen.

6.4 Der Praxisbetreiber hält aktuelle Kontaktdaten bereit und gibt keine rechtswidrigen, beleidigenden oder irreführenden Inhalte ein.

§ 7 Verfügbarkeit und Wartung

7.1 Die Anbieterin stellt die Plattform mit einer angestrebten Verfügbarkeit von 99 % im Monatsdurchschnitt bereit, unter Ausschluss geplanter Wartungszeiten.

7.2 Geplante Wartungen werden nach Möglichkeit angekündigt; aus Sicherheitsgründen erforderliche Arbeiten können ohne Ankündigung erfolgen. Eine ununterbrochene Verfügbarkeit wird nicht geschuldet; kurzzeitige Unterbrechungen begründen keinen Schadensersatzanspruch.

7.3 KI-Funktionen können kapazitätsbedingt gedrosselt werden, soweit dies zur Sicherung des Gesamtbetriebs erforderlich und dem Praxisbetreiber zumutbar ist.

§ 8 Preise und Zahlungsbedingungen

8.1 Nach Ablauf der kostenlosen Testphase ist ein kostenpflichtiges Abonnement erforderlich. Die aktuellen Tarife, ihre Leistungsmerkmale, Kontingente und Preise sind unter www.praxis-clara.de/preise einsehbar. Es gilt der zum Zeitpunkt der Bestellung ausgewiesene Preis. Alle Preise sind Endpreise und enthalten die gesetzliche Umsatzsteuer in der jeweils geltenden Höhe; sie wird in der Rechnung gesondert ausgewiesen. Ändert sich der gesetzliche Umsatzsteuersatz, ändert sich der Endpreis entsprechend.

8.2 Die Abrechnung erfolgt je nach gewähltem Tarif monatlich oder jährlich im Voraus; Rechnungen werden elektronisch bereitgestellt.

8.3 Die Zahlung erfolgt per Lastschrift oder Kreditkarte über den Zahlungsdienstleister Stripe. Der Praxisbetreiber ermächtigt die Anbieterin zum Einzug der fälligen Beträge.

8.4 Bei Zahlungsverzug kann der Zugang gesperrt werden, bis ausstehende Beträge beglichen sind.

8.5 Preisänderungen werden mindestens 30 Tage vor Inkrafttreten in Textform angekündigt; das Kündigungsrecht nach § 11 bleibt unberührt. Für laufende Jahresabonnements gelten Preisänderungen erst ab der nächsten Verlängerung.

§ 9 Support

9.1 Die Anbieterin stellt Support per E-Mail über die im Impressum genannten Kontaktdaten bereit; Reaktionszeiten richten sich nach dem gewählten Tarif.

9.2 Die Anbieterin darf zu Supportzwecken auf Kontodaten und Inhalte zugreifen, sofern der Praxisbetreiber dies ausdrücklich genehmigt. Jeder Supportzugriff wird protokolliert.

§ 10 Haftung

10.1 Die Anbieterin haftet bei Vorsatz und grober Fahrlässigkeit unbegrenzt.

10.2 Bei einfacher Fahrlässigkeit haftet die Anbieterin nur bei Verletzung wesentlicher Vertragspflichten (Kardinalpflichten) und nur bis zur Höhe des vorhersehbaren, vertragstypischen Schadens.

10.3 Die Haftung für mittelbare Schäden, entgangenen Gewinn und Datenverlust ist bei einfacher Fahrlässigkeit ausgeschlossen.

10.4 Die Anbieterin haftet insbesondere nicht für die Ergebnisse behördlicher Prüfungen oder Begehungen beim Praxisbetreiber, für Folgen der ungeprüften Übernahme KI-generierter Entwürfe (§ 3.2, § 6.2), für die Erfüllung der gesetzlichen Pflichten des Praxisbetreibers sowie für Verzögerungen durch Drittanbieter oder Internetausfälle.

10.5 Die Haftungsbeschränkungen gelten nicht für Schäden aus der Verletzung von Leben, Körper oder Gesundheit sowie für Ansprüche nach dem Produkthaftungsgesetz. Die Haftung für Datenschutzverstöße richtet sich nach Art. 82 DSGVO.

§ 11 Laufzeit und Kündigung

11.1 Das Vertragsverhältnis beginnt mit der Registrierung und läuft auf unbestimmte Zeit; Abonnements laufen je nach Tarif in monatlichen oder jährlichen Abrechnungszeiträumen.

11.2 Monatliche Abrechnung: Beide Parteien können ein monatlich abgerechnetes Abonnement jederzeit zum Ende des laufenden Abrechnungsmonats in Textform kündigen.

11.2a Jährliche Abrechnung: Ein jährlich abgerechnetes Abonnement hat eine Laufzeit von 12 Monaten und verlängert sich um jeweils weitere 12 Monate, wenn es nicht spätestens einen Monat vor Ablauf der jeweiligen Laufzeit in Textform gekündigt wird. Ein Wechsel von jährlicher zu monatlicher Abrechnung ist zum Ende der Laufzeit möglich.

11.2b Die kostenlose Testphase endet automatisch (§ 4.2) und bedarf keiner Kündigung.

11.3 Die Anbieterin kann fristlos kündigen bei Verstoß gegen diese AGB (insbesondere § 6.3), Missbrauch der Plattform, Datenschutzverstößen oder Zahlungsverzug von mehr als 30 Tagen trotz Mahnung.

11.4 Nach Vertragsende kann der Praxisbetreiber seine Inhalte innerhalb von 30 Tagen exportieren (u. a. PDF-Gesamtexport); danach werden die Daten gemäß AVV und Datenschutzerklärung gelöscht, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

§ 12 Änderungen der AGB und Funktionen

12.1 Die Anbieterin darf diese AGB ändern, wenn berechtigte Interessen bestehen (z. B. Gesetzesänderungen, neue Funktionen, Sicherheitsanforderungen).

12.2 Änderungen werden mindestens 30 Tage vor Inkrafttreten in Textform angekündigt und dem Praxisbetreiber bei der nächsten Anmeldung zur elektronischen Zustimmung vorgelegt (§ 2.4); bis zum Inkrafttreten gilt die bisherige Fassung. Stimmt der Praxisbetreiber nicht zu, kann er den Vertrag zum Zeitpunkt des Inkrafttretens kündigen; auf dieses Recht wird in der Ankündigung gesondert hingewiesen. Ohne Zustimmung ist eine Nutzung ab dem Inkrafttreten der Änderung nicht möglich.

12.3 Die Anbieterin darf den Funktionsumfang weiterentwickeln, erweitern oder einzelne Funktionen einstellen, sofern dies für den Praxisbetreiber zumutbar ist.

§ 13 Schlussbestimmungen

13.1 Es gilt das Recht der Bundesrepublik Deutschland unter Ausschluss des UN-Kaufrechts.

13.2 Gerichtsstand für alle Streitigkeiten aus oder im Zusammenhang mit diesem Vertrag ist Berlin, sofern der Vertragspartner Kaufmann, juristische Person des öffentlichen Rechts oder öffentlich-rechtliches Sondervermögen ist.

13.3 Sollten einzelne Bestimmungen unwirksam sein oder werden, bleibt die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen unberührt; an die Stelle der unwirksamen Bestimmung tritt die wirksame Regelung, die dem wirtschaftlichen Zweck am nächsten kommt.

13.4 Änderungen und Ergänzungen dieser AGB bedürfen der Textform.