Bündelversion: 2026-09-20 · Dokumentversion: 2026-09-20
Stand: · Gültig ab:
6ca88b95cff5f3bc223abb705bedaac7189c05a99c6a10826936a351961447f1b987be088ce6bd0351e9a74cf8caaa37091b9b998dd8cc28e8acf3731e68c490Informationen zur Verarbeitung personenbezogener Daten in PraxisClara
Diese Datenschutzerklärung informiert über die Verarbeitung personenbezogener Daten bei der Nutzung von PraxisClara. Für die Inhalte, die eine Praxis in der Plattform verarbeitet (insbesondere Beschäftigtendaten), ist die jeweilige Praxis verantwortlich; die Praxis-Clara GmbH handelt insoweit als Auftragsverarbeiterin.
Für die im Rahmen des Qualitätsmanagements eingegebenen Inhalte – insbesondere Beschäftigtendaten in QM-Dokumenten, Unterweisungsnachweisen und Aufzeichnungen von Teambesprechungen – ist die jeweilige Praxis Verantwortliche im Sinne des Art. 4 Nr. 7 DSGVO. Sie informiert ihre Beschäftigten nach Art. 13 DSGVO und ist erste Ansprechpartnerin für deren Datenschutzrechte.
Die Praxis-Clara GmbH betreibt die Plattform für die Praxis als Auftragsverarbeiterin nach Art. 28 DSGVO. Für eigene Vorgänge (Plattform-Webauftritt, Vertrags- und Kontoverwaltung, Abrechnung) ist verantwortlich:
Praxis-Clara GmbH, Kolonnenstraße 8, 10827 Berlin
E-Mail: info@praxis-clara.de · Telefon: +49 30 233 24 546
HeyData GmbH, Schützenstraße 5, 10117 Berlin
E-Mail: datenschutz@heydata.eu
PraxisClara ist eine KI-gestützte QM-, Compliance- und Organisationssoftware für Einrichtungen der ambulanten Gesundheitsversorgung. Verarbeitet werden nur die Daten, die für die Bereitstellung des Dienstes, die Organisation des Qualitätsmanagements der Praxis, Benachrichtigungen, Sicherheitszwecke und die Abrechnung erforderlich sind. Für Praxiskonten verarbeitet die Praxis-Clara GmbH Vertragsdaten nach Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO und Sicherheitsdaten nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Für Beschäftigtendaten in den Inhalten der Praxis legt die Praxis als Verantwortliche die Rechtsgrundlagen fest (insbesondere § 26 BDSG, Art. 6 Abs. 1 lit. b, c, f DSGVO; für Angaben zur arbeitsmedizinischen Vorsorge Art. 9 Abs. 2 lit. b DSGVO; für Besprechungsaufzeichnungen die Einwilligung der Teilnehmenden).
Keine Patientendaten: Die Plattform ist nicht zur Verarbeitung von Patientendaten bestimmt. Praxen sind vertraglich verpflichtet, keine Patientendaten einzugeben; Meldungen im Fehlermeldesystem und Befragungen erfolgen ohne identifizierende Patientenangaben.
Praxisname und -anschrift, E-Mail-Adressen der Benutzerkonten, Rollen und Zugriffsrechte, Tarif- und Abrechnungsstatus (Stripe-Referenzen; keine Kartendaten in der Plattform).
Namen, Funktionen und Verantwortlichkeiten von Mitarbeitenden (z. B. Beauftragten-Rollen), Qualifikationen, Unterweisungs- und Schulungsnachweise einschließlich digitaler Signaturen sowie Angaben zur arbeitsmedizinischen Vorsorge. Letztere können Gesundheitsdaten im Sinne des Art. 9 DSGVO darstellen und werden besonders geschützt.
Bei aktivierter Funktion werden Besprechungen aufgezeichnet, transkribiert und strukturiert zusammengefasst. Vor jeder Aufnahme steht eine Bestätigung, die den Mikrofonzugriff sperrt, solange sie nicht erteilt ist: Die bedienende Person versichert, dass alle Anwesenden mit der Aufzeichnung einverstanden sind, und bestätigt gesondert, dass keine Patientendaten besprochen werden; beide Bestätigungen werden gespeichert. Das Roh-Audio wird abschnittsweise auf eigenen Servern in Deutschland in Text umgewandelt und sofort verworfen – es wird serverseitig zu keinem Zeitpunkt gespeichert. Der Text wird vor der Speicherung automatisch auf typische patientenidentifizierende Muster maskiert. Schlägt die Übertragung fehl, legt der Browser Tonabschnitte vorübergehend auf dem Gerät der aufzeichnenden Person ab; sie werden nach drei erfolglosen Versuchen oder nach 30 Minuten beim nächsten Aufnahmestart entfernt. Geprüfte Transkripte werden nach 90 Tagen automatisch gelöscht (Frist konfigurierbar). Ungeprüfte oder abgebrochene Aufzeichnungen löscht die Praxis manuell über die Transkriptverwaltung. Einzelne Transkripte können jederzeit gezielt gelöscht werden.
Sämtliche Sprach-, Text- und Einbettungsverarbeitung läuft über einen selbst betriebenen KI-Dienst am Standort Rotenburg (Wümme), Deutschland. Es ist kein Anbieter aus einem Drittland eingebunden, und Inhalte werden nicht zum Training von KI-Modellen genutzt. Je nach Funktion werden übermittelt: der Praxiskontext für Dokumentenentwürfe (bei Starter-Vorschlägen und Gefährdungsbeurteilung ohne Mitarbeiternamen), Titel und Beschreibung einer Meldung für Maßnahmenvorschläge, der Volltext freigegebener Dokumente für die Suche sowie das Roh-Audio zur Transkription (Ziffer 3.3). Über die Nutzung wird Buch geführt (Praxis, handelnde Person, Endpunkt, Zeichenzahl) – ohne Prompt- und Antwortinhalte. Kein Ergebnis eines Sprachmodells löst eine Aktion aus: Jeder Entwurf durchläuft die menschliche Prüfung und Freigabe (Human-in-the-Loop); es findet keine automatisierte Entscheidung im Einzelfall (Art. 22 DSGVO) statt. Meldungen aus dem Fehlermeldesystem sind von der Suchindexierung ausgenommen.
Einweisungs- und Besprechungssignaturen speichern Name, Zeitpunkt und Unterschriftsbild der unterzeichnenden Person sowie technische Begleitdaten des Signaturvorgangs. Daneben fallen technisch notwendige Zugriffsdaten an (u. a. IP-Adresse, Zeitstempel, Browser-Informationen, Missbrauchsschutzdaten) sowie ein unveränderliches Änderungsprotokoll regulatorisch relevanter Aktionen zur Nachvollziehbarkeit des QM-Nachweises.
Für das Fehlermeldesystem kann die Praxisleitung einen Meldelink mit QR-Code erzeugen. Meldungen darüber erfolgen ohne Anmeldung und ohne Konto; der Zugangsschlüssel wird serverseitig nur als Prüfsumme gehalten. Die Meldenden bleiben gegenüber der Plattform anonym; Missbrauch wird über Ratenbegrenzung begrenzt.
Kontaktformular. Wenn Sie uns über das Kontaktformular auf www.praxis-clara.de schreiben, verarbeiten wir die von Ihnen angegebenen Daten (Name, Praxis, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Nachricht), um Ihre Anfrage zu beantworten und, wenn Sie das wünschen, ein Angebot vorzubereiten. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (vorvertragliche Maßnahmen) und lit. f DSGVO (Interesse an der Beantwortung von Anfragen). Das Formular wird von unserem CRM-Anbieter HubSpot bereitgestellt (HubSpot, Inc., Cambridge, USA; Vertragspartner HubSpot Ireland Ltd., Dublin) und die Anfrage dort mit Datenhaltung in der Europäischen Union (Deutschland) gespeichert; beim Absenden werden Ihre Eingaben, Ihre IP-Adresse sowie technische Angaben zum Aufruf (Adresse und Titel der aufgerufenen Seite, die Seite, von der Sie zu uns gekommen sind, und die Browser-Kennung) an HubSpot übermittelt. HubSpot ist nach dem EU-U.S. Data Privacy Framework zertifiziert; ergänzend gelten die EU-Standardvertragsklauseln. Anfragen ohne anschließende Geschäftsbeziehung löschen wir zwölf Monate nach dem letzten Kontakt.
Newsletter. Mit Ihrer Anmeldung erhalten Sie Informationen zu PraxisClara und PraxisNavia, Produktneuerungen und Veranstaltungen. Wir versenden den Newsletter erst, nachdem Sie Ihre Anmeldung über den Bestätigungslink in der E-Mail bestätigt haben (Double-Opt-in). Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO); Sie können sie jederzeit über den Abmeldelink in jeder E-Mail widerrufen. Versand und Verwaltung übernimmt HubSpot (siehe Kontaktformular). HubSpot wertet aus, ob eine E-Mail geöffnet und welche Links angeklickt wurden; diese Auswertung ist Teil der Einwilligung. Nach Widerruf löschen wir Ihre Anmeldedaten; den Nachweis der Einwilligung bewahren wir drei Jahre auf.
| Datenbestand | Speicherdauer (zugleich Anlage 3 zum AVV) |
|---|---|
| Praxis- und Organisationsdaten | Vertragsende + 30 Tage (automatisierte Praxislöschung) |
| Anfragen über das Kontaktformular der Website (HubSpot) | 12 Monate nach dem letzten Kontakt, sofern keine Geschäftsbeziehung zustande kommt |
| Newsletter-Anmeldung | bis zum Widerruf; Nachweis der Einwilligung 3 Jahre |
| Roh-Audio von Besprechungen | wird nicht gespeichert – verarbeitet und verworfen |
| Besprechungstranskripte (geprüft) | 90 Tage nach Prüfung, automatisch (Frist konfigurierbar) |
| Besprechungstranskripte (ungeprüft/abgebrochen) | manuelle Löschung durch die Praxis jederzeit; keine automatische Frist |
| Gelesene Benachrichtigungen | 90 Tage, automatisch |
| Beschäftigten-Stammdaten nach Ausscheiden | Löschung durch die Praxis: Sie setzt das Konto inaktiv und löscht die Personendaten über die Personalverwaltung, sobald keine Nachweispflicht mehr besteht; Nachweisbezüge in Signaturen und Protokoll bleiben pseudonymisiert erhalten. Spätestens mit der Praxislöschung werden alle Daten entfernt |
| Qualifikationen und Nachweise | mit den Beschäftigten-Stammdaten; vorzeitige Löschung durch die Praxis jederzeit |
| Angaben zur arbeitsmedizinischen Vorsorge | Löschung durch die Praxisleitung; die Praxis legt die Frist nach ihren Pflichten aus der ArbMedVV fest und exportiert aufbewahrungspflichtige Nachweise vor der Löschung |
| Einweisungs-/Besprechungssignaturen | aufbewahrt zu Nachweiszwecken (MPBetreibV, G-BA QM-RL); Löschung nur durch protokollierten Widerruf der Praxisleitung |
| Änderungsprotokoll | unveränderlich für die Vertragslaufzeit; Löschung mit der Praxislöschung |
| Nutzungszähler der KI-Funktionen | für die Vertragslaufzeit (Kontingent- und Abrechnungszweck; enthält Kennung, Endpunkt und Mengen, keine Inhalte); Löschung mit der Praxislöschung |
| Zustellprotokolle des E-Mail-Versands | 14 Tage |
| Sicherungskopien (rollierend) | Überschreibung mit Ablauf des Sicherungszyklus des Datenbankanbieters |
Eine längere Speicherung erfolgt nur, soweit gesetzliche Aufbewahrungspflichten (z. B. § 257 HGB, § 147 AO) oder die Wahrung berechtigter Interessen in einer Rechtsauseinandersetzung dies erfordern. Hinweis: Für QM-Nachweise gelten praxisseitig eigene Aufbewahrungspflichten – der Export vor Löschung liegt in der Verantwortung der Praxis.
Den technischen Betrieb der Plattform (Entwicklung, Hosting, Administration, E-Mail-Versand, KI-Dienst, Fehlerdiagnose, Sicherung und Löschung) führt die portamedia.com GmbH (technische Dienstleisterin), Rotenburg (Wümme), als weitere Auftragsverarbeiterin auf Weisung der Praxis-Clara GmbH aus; sie ist durch einen Vertrag nach Art. 28 DSGVO gebunden und verarbeitet die Daten zu keinen eigenen Zwecken. Die Datenhaltung erfolgt in der Europäischen Union (Frankfurt am Main). Eingesetzt werden: Supabase (Datenbank, Anmeldung, Dateispeicher – EU/Frankfurt), Vercel (Hosting und Serverfunktionen – Frankfurt, fra1) und Cloudflare Turnstile (Schutz der Anmeldeseiten – nur technische Signale); die Zugriffsbegrenzung läuft in der eigenen Datenbank. Entwicklungs- und Testprojekte liegen in einer EU-Region oder in der Schweiz (Angemessenheitsbeschluss). Stripe wickelt als eigenständiger Zahlungsdienstleister Abonnementverwaltung und Zahlungen ab und erhält ausschließlich Praxis-Stammdaten, keine Beschäftigten- oder QM-Daten. Für die Verwaltung der Kundenbeziehung (Interessentenkontakt, Vertrag, Betreuung) nutzt die Praxis-Clara GmbH das CRM-System HubSpot (HubSpot, Inc., USA) mit Datenhaltung in der Europäischen Union (Deutschland); dort werden ausschließlich Praxis-Stammdaten, geschäftliche Kontaktdaten der Ansprechpartner und der Vertragsstatus verarbeitet, keine Beschäftigten- oder QM-Daten. HubSpot ist nach dem EU-U.S. Data Privacy Framework zertifiziert; ergänzend gelten die EU-Standardvertragsklauseln. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertrag) und für Interessenten Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Anbahnung und Pflege von Geschäftsbeziehungen). Bestandskunden informieren wir per E-Mail über Neuerungen der Plattform (§ 7 Abs. 3 UWG); dem können Sie jederzeit widersprechen. KI-Dienst, E-Mail-Versand und Fehler-Monitoring laufen auf eigener Infrastruktur der portamedia.com GmbH am Standort Rotenburg (Wümme), Deutschland – ohne Drittlandübermittlung. Die vollständige Übersicht mit Verarbeitungsorten und Transfermechanismen enthält die Subprozessorenliste (Anlage 2 zum AVV).
Die Inhalte werden serverseitig verarbeitet; eine Ende-zu-Ende-Verschlüsselung besteht nicht – der Schutz beruht auf Transportverschlüsselung (TLS/HSTS), Mandantentrennung auf Datenbankebene (Row Level Security), rollenbasierter Zugriffskontrolle und einem unveränderlichen Änderungsprotokoll (Einzelheiten in Anlage 1, TOM).
Datenübermittlungen in Drittländer erfolgen nur nach Maßgabe von Kapitel V DSGVO – je nach Anbieter auf Grundlage eines Angemessenheitsbeschlusses (etwa des EU-U.S. Data Privacy Framework) oder geeigneter Garantien, insbesondere EU-Standardvertragsklauseln. Ein Verkauf, eine Vermietung oder werbliche Weitergabe von Daten findet nicht statt.
PraxisClara verwendet keine Tracking-Cookies und keine Analyse-Tools von Drittanbietern. Technisch notwendig sind Sitzungs-Cookies bzw. Browser-Speicher für die Anmeldung und den sicheren Betrieb sowie das Cloudflare-Turnstile-Cookie auf den Anmeldeseiten (Missbrauchsschutz, Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG). Schriften werden von der eigenen Domain ausgeliefert. Das eigenbetriebene Fehler- und Leistungs-Monitoring erfasst technische Fehlerereignisse ohne Inhalte und ohne Sitzungsaufzeichnung.
Kontaktformular (HubSpot): Das Kontaktformular ist Teil unserer Startseite (Abschnitt „Kontakt“) und wird bereits beim Aufruf der Startseite von HubSpot geladen, auch wenn Sie es nicht nutzen. Dabei werden Ihre IP-Adresse und technische Browserangaben (etwa die Browser-Kennung) an HubSpot übermittelt, und der Formulardienst kann technisch erforderliche Cookies zur Sicherheit und Spam-Abwehr setzen (insbesondere die Cloudflare-Sicherheitscookies __cf_bm und __cfruid, Speicherdauer bis 30 Minuten bzw. Sitzung; Rechtsgrundlage § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG, Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Eine Reichweitenmessung durch HubSpot (Cookies hubspotutk, __hstc, __hssc, __hssrc) findet nicht statt; Kennungen aus HubSpot-Links, etwa aus E-Mail-Kampagnen, werden vor dem Laden des Formulars aus der Adresszeile entfernt. Sollte eine Reichweitenmessung eingeführt werden, geschieht das nur nach Ihrer Einwilligung über ein Cookie-Banner.
Betroffenen stehen insbesondere die Rechte auf Auskunft (Art. 15), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20), Widerspruch (Art. 21) sowie Widerruf einer Einwilligung (Art. 7 Abs. 3 DSGVO) zu. Beschäftigte der Praxis wenden sich für Inhalte der Plattform bitte zuerst an ihre Praxis als Verantwortliche; die Praxis-Clara GmbH unterstützt als Auftragsverarbeiterin. Für Konto- und Vertragsdaten der Plattform können sich Betroffene direkt an die Praxis-Clara GmbH wenden.
Betroffene haben das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren – insbesondere bei der für die jeweilige Praxis zuständigen Landesdatenschutzaufsichtsbehörde. Für die Praxis-Clara GmbH ist die Berliner Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit, Alt-Moabit 59–61, 10555 Berlin, zuständig.
Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung anzupassen, um sie den aktuellen rechtlichen Anforderungen und Änderungen unserer Leistungen anzupassen. Es gilt die jeweils aktuelle Fassung.
Für Datenschutzfragen zur Plattform erreichen Sie den externen Datenschutzbeauftragten der Praxis-Clara GmbH: HeyData GmbH, Schützenstraße 5, 10117 Berlin, datenschutz@heydata.eu. Allgemeine Kontaktdaten finden Sie im Impressum.